Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan (anajab) adalah prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Hal ini disebut juga studi jabatan, yang menginvestigasi tugas2, proses2, tanggung jawab dan kebutuhan kepegawaian.

Anajab juga menitikberatkan pada karakterisik pegawai, menggunakan ujian fisik, interview, dan prosedur lainnya untuk tujuan ini.(Yoder, 1981)

Anajab sebagai cara untuk mempelajari pekerjaan. Berry & Houston (1993)

Anajab adalah suatu proses untuk mendefinisikan sebuah pekerjaan dan kemudian mencari perilaku-perilaku karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Cascio (1998)

Formula Dasar Analisis Jabatan

Ø  Apa pekerjaannya (What)

Ø  Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut (how)

Ø  Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan (why)

Ø  Di bagian mana pekerjaan itu akan dilakukan (where)

Ø  Keahlian apa yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik (skill involved)

Langkah-langkah Analisis Jabatan

Dalam melakukan analisis jabatan perlu memperhatikan proses penyelenggaraannya sebagai berikut:

Ø  Ada program yang memerlukan informasi jabatan

Ø  Penentuan informasi jabatan

Ø  Persiapan penyelenggaraan

Ø  Pengumpulan data jabatan

Ø  Verifikasi data

Ø  Pembetulan data

Ø  Informasi jabatan

Metode-metode Analisis Jabatan

1. Observation

Observasi langsung terhadap pelaksanaan tugas suatu pekerjaan, sample/ contoh kerja atau observasi sebagian performansi kerja karyawan dan perekaman secara tidak langsung terhadap aktifitas kerja (bisa di film)

2. Performing The Job

Melaksanakan secara langsung pelaksanaan tugas-tugas suatu pekerjaan

3.         Interview

interview yang dilakukan baik secara individual maupun kelompok terhadap pemegang jabatan, supervisor, anak buah, klien atau sumber2 lain yang mengetahui

4. Critical Incidents

Deskripsi dari sample kerja yang menunjukkan suatu kejadian yang kritis dan dapat menampilkan performansi yang terbaik maupun terburuk pemegang jabatan

5. Background Records

review terhadap materi2 yang relevan, misal: organizational charts, manual training perusahaan, kebijakan organisasi, dll

6. Questionaires

format yang terstruktur & checklist thdp aktivitas2 kerja yang diwujudkan dalam pertanyaan2 terbuka maupun tertutup

7. Diaries

Deskripsi aktivitas kerja sehari-hari oleh pemegang jabatan

8. Gabungan dari Beberapa Metode

guna keperluan praktis, sering pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dengan kombinasi beberapa metode untuk mendapatkan data pekerjaan yang lebih menyeluruh

Aspek-aspek yang Perlu Diperhatikan dalam Anajab...

Ghiselli & Brown (1955), mengemukakan aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan, antara lain:

1. Mengenai Jabatan

a.         Nama jabatan

b.         Metode & prosedur kerja masa kini

•       Kewajiban dan tugas yg harus dikerjakan pegawai

•       Bahan perlengkapan dan lainnya yg dipakai pegawai

•       Alat, mesin dan peralatan yg digunakan pegawai

•       Metode, prosedur yg digunakan dlm pekerjaan

•       Tanggung jawab

•       Besarnya pengawasan yang diterima

•       Ukuran standar hasil kerja

c. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja

•       Tempat kerja di dalam maupun di luar

•       Kondisi penerangan/ pencahayaan

•       Kondisi ventilasi

•       Kondisi kegaduhan suara

•       Kondisi yang tidak sehat

d. Hubungan antara pekerjaan yg satu dg pekerjaan lainnya

•       Pekerja & asisten

•       Koordinasi tugas-tugas & jabatan

e. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai

•       Metode seleksi pegawai

•       Lamanya jam kerja

•       Metode penggajian

•       Pekerja tetap & temporer

•       Kesempatan promosi jabatan

2. Mengenai Pegawai

1. Ciri-ciri jasmaniah pegawai

•       Kesehatan

•       Kekuatan dan daya tahan tubuh

•       Ukuran tubuh

•       Keterampilan

•       Kekurangan jasmaniah yang dapat diterima

b. Ciri-ciri rohaniah pegawai

•       Fungsi alat indra

•       Kecakapan dan kemampuan

•       Sifat kepribadian& tabiat, misal: kejujuran & stabilitas emosi

c. Latar belakang pegawai

•       Pendidikan umum

•       Pengalaman kerja

•       Inservices training

Langkah-langkah utama dalam Anajab

Terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan dalam analisis jabatan:

1. Penentuan tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku  atau kewajiban yang akan dilaksanakan dalam  pekerjaan
2. Penentuan pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan karakteristik lainnya (seperti: faktor2 kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

Produk Utama Analisis Jabatan

Dengan demikian dapat dikatakan produk utama dari analisis jabatan adalah:

1. Deskripsi jabatan

Berisi mengenai uraian tugas dan pelaksanaannya, tanggung jawab (pelaksanaan pengawasan, administrasi, peralatan, kontak sosial, dan kerahasiaan) dan lingkungan kerja (Sanmustasi, dkk, 1993).

Syarif (1990)

Deskrepsi jabatan merupakan catatan kesimpulan yang sistematis dari informasi yang diperoleh melalui catatan laporan anajab yang menguraikan tentang:

•       Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan

•       Urutan langkah pelaksanaan dari masing-masing tugas tersebut

•       Hubungan dengan orang lain yang terjadi pada waktu melaksanakan tugas

Menurut standard HRIS (Human Resourch Information System) International (dalam Tim Psikologi Industri & Organisasi, 1998), deskripsi jabatan mempunyai fungsi sebagai berikut:

Ø  Memperjelas hubungan antara pekerjaan satu dengan lainnya untuk mengatasi overlap dan kesenjangan dalam tanggung jawab

Ø  Membantu karyawan untuk memperoleh fakta yang jelas mengenai pekerjaannya dengan menganalisis tugas-tugasnya

Ø  Memperkenalkan tugas secara keseluruhan

Ø  Membantu departemen personalia dalam mencari karyawan sehingga sesuai dengan kriteria

Ø  Sebagai dasar untuk evaluasi jabatan

b. Spesifikasi Jabatan

Syarif (1990),

Spesifikasi jabatan merupakan gambaran persyaratan yang dituntut dan kondisi yang dihadapi dalam jabatan

Rae (1995)

Spesifikasi jabatan merinci mengani ketrampilan, pengetahuan dan sikap yang diperlukan oleh seseorang agar dapat melaksanakan kewajiban yang tercakup dalam pekerjaan.

Spesifikasi jabatan akan membantu departemen personalia/ HRS dalam hal-hal sebagai berikut:

Ø  Membuat kualifikasi calon tenaga kerja yang akan diseleksi

Ø  Membuat kualifikasi calon pemegang jabatan yang akan dipromosikan

Ø  Menentukan standarad performansi kerja sesuai dengan jabatan yang dipegangnya

Ø  Menentukan kriteria evaluasi penampilan kerja sesuai pekerjaan yang dilakukan

Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan analisis jabatan digunakan secara luas untuk keperluan kepersonaliaan/ pengembangan SDM. Pekerjaan yang dapat memanfaatkan hasil anajab adalah:

Ø  Perencanaan dan pengadaan tenaga kerja (manpower planning & recruitment)

Ø  Perpindahaan tenaga kerja (mutation, promotion, demotion & termination)

Ø  Identifikasi kebutuhan pelatihan & standart isi pelatihan yg diminta

Ø  Design/ rancangan pekerjaan/ jabatan

Ø  Design atau redesign struktur organisasi perusahaan

Ø  Pembuatan & evaluasi sistem kompensasi (gaji, bonus, insentif, & tunjangan)

Ø  Pembuatan sistem reward & punishment standar

Ø  Pembinaan & pengembangan SDM secara total

NB: Pembahasan Lebih lanjut akan dibahas pada

matakuliah anajab